Microsoft Dynamics 365 Business Central: l'ERP per PMI

01Partiamo dall'inizio

Cos'è un ERP, senza giri di parole.

ERP è la sigla con cui si indica il software gestionale che tiene insieme tutta l'azienda. Invece di avere un programma per la contabilità, uno per il magazzino, qualche foglio Excel per la produzione e i preventivi in una cartella condivisa, hai un unico sistema dove ogni informazione viene inserita una volta sola e la vedono tutti.

Facciamo un esempio concreto. Arriva un ordine da un cliente. In un'azienda con i sistemi separati quell'ordine viene scritto nel programma commerciale, poi qualcuno lo comunica al magazzino, il magazzino controlla se il prodotto c'è, se non c'è avvisa la produzione o l'ufficio acquisti, e alla fine l'amministrazione emette la fattura ricopiando i dati. Cinque passaggi, cinque possibilità di sbagliare, e nessuno che sappia in tempo reale a che punto siamo.

Con Business Central quell'ordine entra una volta. Il magazzino vede subito l'impegno della merce, la produzione sa cosa deve fare, l'amministrazione fattura partendo dalla spedizione. E tu, in qualsiasi momento, apri una schermata e vedi a che punto è.

Business Central è l'ERP di Microsoft pensato per le aziende di piccole e medie dimensioni. Non è la versione ridotta di un software per multinazionali: è costruito per aziende che hanno dai 5 ai 150 dipendenti e che non possono permettersi un reparto informatico interno. È l'evoluzione di Navision, il gestionale che molte PMI italiane hanno usato per vent'anni, portato nel cloud e aggiornato di continuo.

02Il problema

Le PMI crescono più in fretta dei loro strumenti.

Nessuno decide di avere sei sistemi scollegati. Ci si arriva un pezzo alla volta, aggiungendo uno strumento ogni volta che c'è un problema da risolvere. Poi l'azienda cresce, i volumi aumentano, e ci si accorge che a tenere insieme tutto erano la memoria di tre persone e un file Excel.

Il risultato lo conosci: si lavora tanto, ma per sapere come sta andando davvero l'azienda servono giorni di ricostruzioni. E intanto le decisioni si prendono a sensazione.

Il magazzino fisico non torna mai con quello del computer
Le stesse informazioni vengono inserite due o tre volte, in sistemi diversi
Excel ovunque: preventivi, produzione, scorte, listini
I margini reali di prodotti e commesse restano un mistero
Risalire al lotto di una spedizione richiede ore tra bolle cartacee
Le decisioni si prendono su numeri vecchi o sbagliati

Il problema non sono le persone. Sono gli strumenti scollegati tra loro.

03Cosa gestisce

Tutte le aree dell'azienda in un unico posto.

Business Central copre i processi che oggi probabilmente mandi avanti con strumenti diversi. Ogni area parla con le altre, senza passaggi manuali. Non tutto serve a tutti: in analisi decidiamo insieme cosa attivare subito e cosa lasciare per dopo.

Logistica

Gestionale magazzino

Il magazzino è il punto in cui si vedono per primi i limiti di un gestionale inadeguato. Se i numeri non sono affidabili, la conseguenza non resta in magazzino: arriva al commerciale che promette consegne impossibili, agli acquisti che ordinano quello che c'è già, all'amministrazione che chiude un bilancio su valori approssimativi.

Un gestionale magazzino costruito bene ti dice cosa hai, dove si trova e quanto vale, in qualsiasi momento.

Giacenze in tempo reale. Disponibilità effettiva, quantità impegnata dagli ordini clienti e merce in arrivo dai fornitori, tutto nella stessa schermata.
Scorte e riordino. Scorta minima, lotto di riacquisto e tempi di consegna per articolo: il sistema propone cosa ordinare e quando.
Tracciabilità di lotti e scadenze. In caso di controllo o di richiamo sai in mezz'ora quali clienti hanno ricevuto quella partita.
Multi-deposito. Più sedi, conto deposito presso terzi, trasferimenti tracciati. Sai cosa c'è in ogni punto senza telefonare a chiedere.
Ubicazioni e prelievi guidati. Corsie, ubicazioni e lettura dei codici a barre per i magazzini più strutturati.
Valorizzazione e inventari. Il valore di magazzino sempre calcolato, con inventari a rotazione invece del blocco di dicembre.

Manifattura

Gestionale produzione

La produzione è quasi sempre l'ultima area a entrare nel gestionale, e si vede: la pianificazione su un foglio Excel, i consumi annotati su un modulo cartaceo e registrati a fine settimana, i tempi di lavorazione che conosce solo il capoturno. Finché i volumi sono bassi funziona. Poi arrivano più ordini, un cliente che chiede la tracciabilità e una persona che va in ferie.

Un gestionale produzione serve a sapere cosa produci, quanto ti costa davvero e quando puoi consegnarlo.

Distinte base. La ricetta di ogni prodotto, con semilavorati e più livelli: il fabbisogno di materiali si calcola da solo a partire dagli ordini.
Cicli di lavorazione. Fasi, macchine, tempi di attrezzaggio e tempi ciclo, per capire quanta capacità hai davvero.
Ordini di produzione. Materiali impegnati, avanzamento delle fasi e stato aggiornato: guardi una schermata e sai a che punto sono tutti i lavori.
Lotti e tracciabilità. Dalla materia prima al prodotto finito consegnato, in entrambe le direzioni. Per alimentare, chimico e cosmetico è il cuore del progetto.
Commesse. Materiali, ore e costi esterni raccolti per progetto, con il confronto tra preventivo e consuntivo mentre il lavoro avanza.
Costi reali. Materiali, manodopera e costi macchina nel costo effettivo del prodotto: scopri su quali articoli guadagni davvero.

Amministrazione

Contabilità e bilancio

La parte che in Italia non ammette approssimazioni. Business Central è localizzato per la normativa italiana e le registrazioni nascono dai documenti, invece di essere ribattute a mano da chi le riceve via email.

Prima nota, clienti e fornitori, scadenzari e solleciti
IVA, liquidazioni, cespiti e chiusure di esercizio
Fatturazione elettronica verso il Sistema di Interscambio
Riconciliazioni bancarie e gestione degli incassi
Contabilità analitica per centro di costo

Commerciale

Vendite e acquisti

Il ciclo che porta i soldi in azienda, collegato a magazzino e produzione. Il commerciale vede la disponibilità reale mentre fa l'offerta, e promette date che l'azienda può rispettare.

Offerte e ordini cliente, con conversione in un clic
Listini, sconti e condizioni per cliente o gruppo
Ordini fornitore generati dal fabbisogno calcolato
Arrivi merce e controllo delle condizioni di acquisto
Storico completo del cliente in un'unica scheda

Direzione

Controllo di gestione e analisi

La ragione per cui, alla fine, vale la pena fare tutto il resto. Quando i dati sono uno solo e sono affidabili, le domande difficili trovano risposta in pochi secondi.

Marginalità per prodotto, cliente, agente e commessa
Budget e confronto con il consuntivo
Cruscotti sempre aggiornati, senza estrazioni manuali
Analisi libere in Excel partendo dai dati veri
Report più evoluti con Power BI quando servono

04Perché sceglierlo

Cosa cambia davvero nella tua giornata.

Ecco perché, tra i gestionali sul mercato, consigliamo Business Central alle PMI con cui lavoriamo.

01

Un dato inserito una volta sola

Finisce il lavoro di ricopiare le stesse informazioni da un sistema all'altro, e finiscono gli errori che ne derivano. È la voce di risparmio che i clienti notano per prima.

02

Numeri attendibili, subito

Non devi aspettare la fine del mese per sapere come sta andando. Le informazioni ci sono mentre servono, non quando ormai hai già deciso.

03

Margini finalmente leggibili

Sai quanto guadagni davvero su un prodotto, su un cliente, su una commessa, costi indiretti compresi. Spesso è qui che arrivano le sorprese più utili.

04

Meno dipendenza dalle persone

I processi stanno nel sistema, non nella testa di chi ha sempre fatto quel lavoro o nel suo file Excel personale. Un periodo di ferie o una dimissione smettono di essere un'emergenza.

05

Cresce insieme a te

Aggiungi utenti, magazzini, filiali o società senza rifare tutto da capo. Lo stesso sistema regge un'azienda da 8 persone e una da 120.

06

È Microsoft

Si integra con Excel, Outlook e Teams, funziona nel cloud da qualsiasi postazione ed è aggiornato due volte l'anno senza migrazioni traumatiche. Alle spalle c'è un produttore che tra dieci anni ci sarà ancora.

05Il confronto

Business Central e le alternative che stai valutando.

Quando una PMI decide di cambiare gestionale, di solito sul tavolo ci sono tre strade. Ecco come le vediamo, con i limiti di ciascuna.

Aspetto	Non cambiare nulla	Gestionale locale su misura	Business Central
Investimento iniziale	Nessuno, ma il costo è nascosto nelle ore perse ogni settimana	Contenuto all'inizio, cresce con ogni modifica richiesta	Impegnativo, definito in anticipo dopo l'analisi
Dati collegati	No: ogni sistema ha la sua verità	Dipende da cosa è stato costruito negli anni	Sì: contabilità, magazzino, produzione e vendite sullo stesso dato
Aggiornamenti	Fermi, con il rischio di restare fuori dalle normative	A carico tuo, quando il fornitore ha tempo	Due rilasci l'anno da Microsoft, inclusi nel canone
Se il fornitore sparisce	Non applicabile	Problema serio: spesso il codice lo conosce solo lui	Prodotto Microsoft: cambi consulente, non gestionale
Crescita dell'azienda	Il sistema diventa il freno	Ogni nuova esigenza è un intervento da commissionare	Utenti, magazzini e società si aggiungono quando servono
Persone in azienda	Nessun cambiamento, nessun miglioramento	Formazione su uno strumento che conoscono in pochi	Interfaccia in stile Microsoft, competenze diffuse sul mercato

Scorri la tabella lateralmente per vedere tutte le colonne.

06Per chi è

Quando Business Central ha senso.

Non è la soluzione adatta a tutti, ed è giusto dirlo prima invece che a metà progetto. Funziona molto bene se ti riconosci in questa descrizione.

Quando invece non ha senso: se l'azienda è molto piccola e un buon programma di contabilità basta, oppure se non c'è nessuno disposto a rivedere il modo in cui si lavora oggi. Un ERP non aggiusta processi che nessuno vuole cambiare.

Distribuzione e commercio all'ingrosso. Migliaia di codici, rotazioni molto diverse tra loro, clienti che vogliono la consegna domani.
Produzione manifatturiera. Materie prime, semilavorati e prodotti finiti da tenere allineati con quello che succede in officina.
Produzione a lotti. Alimentare, chimico, cosmetico, farmaceutico: dove la tracciabilità non è un di più, è un obbligo.
Da 5 a 150 persone, con un gestionale che ormai sta stretto o con processi sparsi su più strumenti.
Chi vuole capire i numeri della propria azienda senza dipendere da ricostruzioni manuali.

07Costi e tempi

Quanto costa e quanto ci vuole.

È la domanda che arriva sempre per prima, e merita una risposta onesta invece di un numero buttato lì per chiudere la conversazione.

Le licenze Microsoft si pagano al mese per utente, e ci sono due profili: uno completo per chi lavora su tutto il sistema, uno più economico per chi deve solo consultare dati o registrare poche operazioni. Non tutti in azienda hanno bisogno della licenza piena, e la scelta giusta del mix fa una differenza concreta sul costo annuo.

Il progetto di implementazione è la voce che varia di più, perché dipende da quante aree attivi, da quanto sono ordinati i tuoi dati di partenza e da quante cose fai in modo davvero particolare. Un progetto di sola contabilità e magazzino per un'azienda di distribuzione è un'altra cosa rispetto a una produzione a lotti con tracciabilità completa.

Sui tempi: per una PMI di distribuzione si parla in genere di due o tre mesi, dall'avvio del progetto al giorno in cui si comincia a lavorare sul sistema nuovo. Con la produzione a lotti e la tracciabilità si arriva a quattro o cinque. Sono ordini di grandezza, non impegni contrattuali: il numero vero te lo diamo dopo l'analisi.

Ed è esattamente per questo che il nostro lavoro comincia da un'analisi preliminare a pagamento di pochi giorni. Serve a darti tempi e costi fondati su come lavora davvero la tua azienda, invece di una stima a naso che poi va rivista in corsa.

08Domande frequenti

Le cose che ci chiedono sempre.

Devo buttare via quello che ho oggi?

I dati importanti si portano dentro: anagrafiche clienti e fornitori, articoli, giacenze, partite aperte, storico degli ordini. Quello che si lascia indietro sono i passaggi manuali, non le informazioni.

Il vecchio sistema di solito resta consultabile per qualche mese dopo l'avvio, finché tutti non si sono abituati a cercare le cose nel posto nuovo.

I miei collaboratori riusciranno a usarlo?

Business Central assomiglia agli strumenti Microsoft che le persone già conoscono e si usa dal browser, quindi la curva è meno ripida di quanto si teme. Serve formazione, questo sì, e la facciamo sui vostri casi concreti invece che su esempi da manuale.

Nella nostra esperienza la difficoltà vera non è il software: è mettersi d'accordo su come si vuole lavorare da domani. Quella parte richiede la direzione, non l'informatico.

Cloud o sul server in azienda?

Per una PMI consigliamo il cloud nella quasi totalità dei casi: nessun server da comprare e mantenere, backup e sicurezza gestiti da Microsoft, aggiornamenti automatici e accesso da qualsiasi postazione, compresa quella di chi è in viaggio.

La versione installata in azienda esiste ancora e in qualche situazione particolare ha senso, ma vuol dire farsi carico di hardware, aggiornamenti e continuità del servizio. Se non hai un motivo preciso per volerla, il cloud costa meno e dà meno pensieri.

Si può personalizzare?

Sì, ed è la parte dove serve più disciplina. Il nostro metro è semplice: personalizzare solo dove il modo di lavorare dell'azienda è una vera specificità, usare lo standard in tutto il resto.

Ogni personalizzazione è codice da mantenere per anni e da verificare a ogni aggiornamento. Quando un cliente ci chiede una modifica, la prima domanda è sempre se quel modo di lavorare è un vantaggio competitivo o solo un'abitudine ereditata dal vecchio programma.

Che differenza c'è con Navision o Dynamics NAV?

È lo stesso prodotto, cresciuto. Navision è diventato Dynamics NAV e poi Business Central, che oggi vive nel cloud e si aggiorna due volte l'anno.

Se hai un vecchio Navision in azienda, la logica di fondo che conosci resta valida: cambiano l'aspetto, la velocità e il fatto che non devi più pensare al server. Il passaggio si può fare portando dentro i dati storici.

Si collega agli altri strumenti che usiamo?

Con Excel, Outlook e Teams il collegamento è nativo, perché sono tutti prodotti Microsoft. Per il resto, dal sito e-commerce al portale del corriere fino alla piattaforma di fatturazione elettronica, Business Central mette a disposizione dei canali di collegamento standard che permettono lo scambio automatico dei dati.

Se hai integrazioni già in piedi, in analisi guardiamo come si comportano e cosa serve per rifarle sul nuovo sistema.

E se un domani voleste cambiare consulente?

Domanda legittima, e preferiamo affrontarla subito. La risposta sta nel fatto che Business Central è un prodotto Microsoft diffuso, non un programma scritto da noi: la documentazione del progetto è tua, le personalizzazioni sono scritte con gli strumenti standard e qualsiasi altro consulente le può riprendere.

È la differenza principale rispetto a un gestionale su misura, dove il codice lo conosce solo chi lo ha scritto. Con noi hai un referente fisso per tutto il progetto, ma non sei legato a noi.

Business Central: un solo gestionale per tutta l'azienda.